Será implementado um sistema de Monitoria e Avaliação com base em Resultados (Result-based M&A) formais, como referido nos mecanismos de gestão. Pretende-se estabelecer um sistema de monitoria que permita, em permanência, a extração de feedback, reajuste e melhoria da intervenção em tempo real.

Um dos riscos que poderão comprometer a eficácia de um projeto como o PFMO, que, embora tenha sido revisto recentemente, foi concebido anos antes da sua implementação efetiva, é uma eventual desconexão entre o âmbito inicial da ação e o contexto e prioridades atuais de Timor-Leste. Além disso, os processos de M&A são frequentemente iniciados demasiado tarde, quando os projetos estão já a terminar, ao invés de serem incorporados durante a execução do projeto com ciclos de feedback rápidos que permitam agir em conformidade e tempo útil. A mitigação deste risco requer uma análise aprofundada e a redefinição do ponto de partida, na fase inicial do projeto, com vista a complementar a informação resultante da fase de identificação do projeto.

A proposta consiste em atribuir a empresas especializadas i) a definição dos pontos de partida, com vista à estabilização da matriz de enquadramento lógico, ii) a montagem do Quadro e Sistema de RBM&A de apoio à Unidade de Implementação do Camões (UIC), iii) a formação dos membros da UIC e do responsável local pela M&A da ação, iv) o acompanhamento do processo de M&A até à sua estabilização, a confirmar e testar aquando da apresentação do primeiro relatório narrativo e financeiro e v) phasing out condicionado à constatação da internalização e plena apropriação do processo pelos gestores de resultados até ao término da ação.

As empresas especializadas, para além dos recursos que afetarão ao exercício de mapeamento inicial e montagem do sistema serão responsáveis pela formação, em Timor-Leste, do perito que ficará encarregue da manutenção do sistema. Este terá, entre outras tarefas, de propor em permanência a integração de medidas de melhoria resultantes de mudanças de contexto e com repercussão estratégia na condução das atividades. O objetivo final é assegurar o cumprimento das atividades, metas e resultados. Este perito funcionará como ferramenta de pilotagem estratégica, útil à tomada de decisão. Não substituirá uma avaliação externa, mas alimentará equipas externas de avaliação com dados de apoio à sua análise (incluindo ponto de partida).

Para garantir a otimização do Sistema de RBM&A (eficiência e eficácia) serão determinantes três aspetos interligados: (1) investigação; (2) permanente monitorização e avaliação permanente; (3) gestão do conhecimento.

  1. A componente de investigação tem como objetivos: (i) fornecer ao projeto uma base de conhecimentos (dados e análise) que apoie diretamente a UIC na finalização da conceção das atividades (fase de arranque) e, em seguida, pilotagem da estratégia do projeto; (ii) criar o ponto de partida que permitirá medir o impacto do projeto; (iii) fornecer à equipa de projeto atualizações e análises específicas para apoiar a adaptação do PFMO a um contexto em mudança ou expandir as atividades.
  2. A componente de acompanhamento e avaliação em tempo real tem por objetivo prestar apoio estratégico à equipa do projeto ao longo da sua execução. Mais especificamente, esta componente procurará analisar a implementação das atividades com um processo de aprendizagem em tempo real, medir a evolução do seu impacto e monitorizar o desempenho do projeto em relação aos indicadores do ponto de partida.
  3. A gestão do conhecimento será uma parte essencial do RBM&A, uma vez que garantirá que as informações, recolhidas através da investigação e das atividades de M&A, serão disponibilizadas à equipa e aos parceiros relevantes para ajudar a melhorar a sua abordagem, atividades e comunicação de resultados. Os objetivos, a estrutura e as ferramentas de gestão do conhecimento serão ainda concebidos na fase de arranque do projeto da Unidade de M&A, com um envolvimento total da equipa do projeto, a fim de adaptar as ferramentas às suas necessidades e ter em conta experiências e melhores práticas que possam ter sido desenvolvidas no passado.

O acompanhamento e controlo da intervenção, bem como as metodologias a adotar, serão assegurados em permanência pela UIC (com especialistas técnicos em Díli e em Lisboa, incluindo o Gabinete de Auditoria e Avaliação do Camões, I.P.), em articulação com os detentores de interesse das autoridades timorenses e a Delegação da União Europeia em Timor-Leste.

O controlo e acompanhamento poderá ser concretizado através de exercícios de monitoria e/ou avaliação regulares lançados pelo Camões, I.P., ou extemporâneos por este ou pela Comissão Europeia, designadamente através de exercícios ROM (results oriented monitoring). Estes exercícios poderão ser acompanhados por peritos contratados especificamente para o efeito, mas é expectável a mobilização de equipas do Camões, I.P. da sede ao terreno e/ou a mobilização frequente dos colaboradores dos serviços de cooperação da Embaixada de Portugal em Díli, considerando a sua proximidade com os locais de implementação.